Notas recebidas e exportação fiscal

Duas telas do fim do mês. Notas Recebidas é o espelho da sua caixa de entrada na SEFAZ: o que os fornecedores emitiram contra o seu CNPJ. Exportar Fiscal empacota tudo que você emitiu para mandar à contabilidade.

Trazer as notas dos fornecedores

1. Clique em Atualizar — o sistema busca as notas emitidas contra o seu CNPJ.
2. Em cada nota, manifeste: Confirmar (a mais comum, confirma que a operação existiu) ou Rejeitar / Desconhecer.
3. Confirmada, ficam disponíveis o XML e o DANFE.
4. O botão Estoque puxa aquela nota direto para a entrada no estoque.

Achar uma nota

O campo de busca procura ao mesmo tempo por nome do fornecedor, CNPJ, número da nota, chave de acesso e os produtos que vieram nela. Pode digitar várias palavras em qualquer ordem: "ssd 480" acha "SSD 480GB KINGSTON A400". Quando a nota aparece por causa do produto, a linha mostra qual item casou.

Ao lado da busca há dois filtros que se combinam:

Por que às vezes a nota não aparece pelo produto

A Receita distribui um resumo de cada nota — fornecedor, número e valor —, sem a lista de produtos. Os produtos só existem no arquivo completo. Então o sistema só encontra uma nota pelo produto depois de ler o arquivo dela, o que acontece de duas formas: automaticamente, quando você importa a nota para o estoque; ou pelo botão Ler produtos, que lê as notas confirmadas em lotes (até 25 por clique) e guarda a lista para sempre.

O aviso acima da lista sempre diz quantas notas estão fora da busca por produto e por quê. Sobrando notas depois de um clique, clique de novo — a leitura é em lotes de propósito.

Do XML para o estoque e para as contas a pagar

Ao importar o XML de entrada, o sistema também lê como aquela nota vai ser paga. Aparece uma seção "Cobrança e Pagamento" com a forma de pagamento e as duplicatas (as parcelas) da nota, e uma caixa opcional que cria as contas a pagar automaticamente — uma despesa por duplicata, com a data e o valor que o fornecedor mandou.

• Ela nasce desmarcada. Lançar dívida é decisão sua.
• Trava contra duplicidade: importando a mesma nota de novo, o sistema não lança as contas outra vez.
• Nota à vista (sem duplicatas) vira uma conta, com vencimento na data de emissão.

Mandar o mês para o contador

Escolha o período e o tipo (NF-e, NFS-e ou todas) e baixe um arquivo compactado com o XML e o PDF de cada nota, mais um índice. Há uma opção para incluir as notas recebidas (as de entrada) no mesmo pacote.

• Notas migradas de outro sistema não têm arquivo para baixar — elas aparecem no índice como indisponíveis.
• Período muito grande demora. A tela mostra uma barra de progresso: espere terminar em vez de clicar de novo.

Onde as pessoas erram

• "Manifestei e não consigo importar." É a espera do arquivo pela Receita, não uma falha do sistema.
• "Busquei o produto e a nota não apareceu." O arquivo daquela nota ainda não foi lido. Confirme a nota e use Ler produtos.
• "O histórico antigo não veio todo." A fila de distribuição da Receita tem janela limitada. O que ficou de fora entra pelo XML do fornecedor.
• Confirme antes de dar entrada. O caminho é sempre manifestar, depois o botão Estoque — e só então as parcelas, se você quiser lançá-las.

A emissão das suas notas está em Notas fiscais; a entrada da mercadoria no estoque, em Estoque.