Vendo o dinheiro entrar: caixa, contas a receber e despesas

Ao final deste capítulo você vai saber onde o dinheiro faturado aparece, como dar baixa no que ficou a prazo, como lançar as contas da loja e como fechar o dia conferindo a gaveta.

1. O extrato: Fluxo de Caixa

É o extrato da loja, linha a linha, com saldo acumulado. Ele junta cinco origens:

2. Dar baixa no que ficou a prazo

A tela junta o que você lançou como Receber depois e as O.S. e vendas com saldo em aberto. Clique em Receber na linha e informe a forma, a conta e a data reais. Agora sim o dinheiro entra no caixa.

3. Lançar o que a loja paga

No botão Nova Despesa você escolhe o Grupo e a Classificação (as categorias do seu plano de contas, com um "+ Novo" ao lado de cada um), descreve, põe o valor e o vencimento.

A despesa nasce Pendente. Ela vira saída de caixa de verdade quando você clica em Pagar e informa o valor pago, a data, a conta e a forma.

Parcelada e fixa são coisas diferentes, e marcar uma desmarca a outra:

• Despesa parcelada — o sistema cria as contas de uma vez, numeradas e pendentes. O valor digitado é o de cada parcela, não o total da compra.
• Despesa recorrente (fixa) — você cria um molde (todo mês, toda semana ou a cada 15 dias) e o sistema gera a conta sozinho. Gerencie no botão Contas Fixas, que tem Editar, Reajustar e Desativar.

O calendário fica em Financeiro › Contas a Pagar: Despesas é onde você lança, Contas a Pagar é onde você vê o que vence e paga.

4. Fechar o dia

De manhã, se quiser, informe o troco que está na gaveta e clique em Abrir caixa. Durante o dia, o dinheiro que sair da gaveta para o cofre, o banco ou o dono se registra em Retirar dinheiro, e o trocado que entrar, em Colocar dinheiro.

A tela mostra o que entrou por forma de pagamento, o que saiu no dia e quanto deveria ter em dinheiro na gaveta — o troco da abertura mais as entradas em espécie, menos as saídas em espécie e as retiradas. Conte a gaveta, digite o valor e feche: o sistema calcula a diferença e guarda quem fechou.

5. O resultado do mês

Receita, menos taxas de cartão, impostos, custo de peça e despesas. O que sobra é o lucro. No topo há dois botões:

• Caixa — a receita conta no dia em que o dinheiro entrou. É o padrão.
• Competência — a receita conta quando o serviço foi entregue, mesmo que o cliente tenha parcelado em 6 vezes.

As despesas seguem a data de vencimento nos dois regimes; só a receita muda de lugar.

Falta uma coisa para a loja rodar sozinha: Ligando o WhatsApp.