WhatsApp, Atendimento e Follow-up

Três telas usam o mesmo número da loja e resolvem coisas diferentes: WhatsApp é onde a conexão e os textos são configurados, Atendimento é a caixa de conversas dentro do sistema, e Follow-up Automático é a régua de lembretes por tempo parado. O WhatsApp é um módulo opcional — sem ele esses menus não aparecem.

Conectar o número da loja

1. Escolha o Provedor e preencha os campos que ele pedir.
2. Clique em Salvar conexão.
3. Clique em Gerar QR Code e escaneie com o celular do número da loja, igual ao WhatsApp Web.
4. Verificar status confirma que ficou conectado.

O botão Desconectar aparece quando está conectado. Quando o envio começa a falhar, o caminho é Desconectar e gerar o QR de novo.

O que o cliente recebe em cada etapa

No bloco Mensagens por Status, cada etapa da sua O.S. tem um liga/desliga e um texto.

Desligue as etapas internas, aquelas que só a bancada usa. O cliente não precisa saber que a O.S. foi de "Em análise" para "Aguardando peça interna".

Dentro do texto valem estas variáveis: {cliente} (só o primeiro nome), {nome_completo}, {numero_os}, {status} e {tecnico}. Nas lojas que usam o link de acompanhamento entra também {link_acompanhamento}.

Quem aparece no "Olá" é o primeiro nome do cliente. Em cliente empresa, preencha o campo Responsável no cadastro: "EASY INFORMÁTICA LTDA" com responsável Carlos vira "Olá Carlos!". Sem responsável, o sistema usa o primeiro nome da razão social.

O que é automático e o que não é

• Mudança de etapa avisa sozinho, se estiver ligado para aquela etapa.
• Atualização técnica só avisa se você clicar no botão certo: + Adicionar Atualização apenas registra; Salvar e enviar ao cliente registra e manda.

Além dos avisos de etapa, o sistema manda pelo WhatsApp o link de assinatura da O.S., a cópia da O.S. em PDF, as fotos do aparelho (aba Anexos) e as mensagens da régua. Sem conexão, todos caem no envio assistido — e nesse caso a cópia da O.S. vai como link, porque a conversa aberta não anexa arquivo.

A caixa de conversas

Aqui você lê e responde o cliente sem sair do sistema. À esquerda as conversas, no meio a conversa aberta, à direita o painel com a O.S. vinculada pelo telefone e o histórico do cliente. É um espelho: as mensagens continuam aparecendo no celular normalmente.

• A busca acha por nome, telefone e número da O.S. — digitar 35931 traz a conversa de quem tem essa O.S. Ela olha também as arquivadas, e a linha do resultado diz de onde veio.
• Dá para falar com quem nunca te escreveu: a busca mostra a seção Clientes cadastrados — sem conversa ainda, e um clique abre a conversa usando o telefone do cadastro.
• Conversa marcada como sem número: o WhatsApp às vezes não informa o telefone do contato. A conversa aparece inteira, mas você não responde por ali até clicar em Informar o número e escolher o cliente. Se já existir outra conversa com aquele número, as duas viram uma só.
• Tudo o que a loja manda de outras telas entra aqui: a cópia assinada, o orçamento em PDF, as fotos do equipamento e a atualização técnica, na ordem em que saíram.
• O texto sai formatado como no WhatsApp: entre asteriscos vira negrito, entre sublinhados vira itálico.

A régua de follow-up

É a cobrança gentil que ninguém precisa lembrar de fazer. Clique em + Nova regra e preencha:

A régua roda uma vez por dia, em horário comercial, com as mensagens espaçadas e um teto diário por loja: é proteção do seu número. Loja sem WhatsApp conectado é pulada, e o follow-up não cai no envio assistido. Quando a O.S. sai daquele status, ela para de receber sozinha.

Onde as pessoas erram

• "O cliente não recebeu o aviso" — nesta ordem: o WhatsApp não está conectado; o aviso daquela etapa está desligado; o cliente não tem telefone cadastrado.
• "Registrei a atualização e o cliente não foi avisado" — foi usado o + Adicionar Atualização, que só registra.
• "A mensagem saiu duas vezes" — o aviso automático saiu e alguém usou o envio manual também. Com a conexão ativa, não use os dois.
• "Ativei uma regra e ela mandou para clientes de anos atrás" — a tolerância estava alta demais.
• "O cliente é avisado quando o prazo da O.S. vence?" — não. O prazo é alerta visual na lista e no quadro. Para avisar, crie uma regra de follow-up. Veja Sua primeira O.S. e O cliente acompanha.
• Cuidado com o número — disparo em massa para quem não te conhece é o caminho mais rápido para o WhatsApp bloquear a linha. Mande só para cliente que passou na loja.

Para ligar tudo isso do zero, siga Ligando o WhatsApp.