Contratos B2B

Para o cliente empresa que paga todo mês para você cuidar do parque de máquinas dele. O contrato faz três coisas ao mesmo tempo: cobra a mensalidade mês a mês, governa o preço das O.S. daquele cliente (o que é incluso, o que tem desconto, o que é cobrado à parte) e mostra o trabalho ao cliente, num relatório mensal e num portal. É um módulo opcional: sem ele, o grupo Contratos não aparece no menu.

Criar e montar

No contrato novo você informa o cliente, a vigência (mês de início e fim), o dia do vencimento, a conta que recebe e as regras de cobertura. Depois, na aba Serviços, cada linha é um item contratado ("Suporte remoto", "Backup", "Manutenção preventiva") com o valor mensal dele.

A mensalidade é a soma desses serviços — é por isso que a fatura sai itemizada e o cliente vê o que está pagando. Para aumentar o valor, edite o serviço: não existe reajuste de mensalidade neste tipo de contrato. Mexendo num serviço, as mensalidades em aberto são recalculadas; as já pagas ficam intactas.

Cada serviço tem ainda duas contas do plano de contas, as duas opcionais e com papéis diferentes: a conta de custo (onde está lançada a despesa daquele serviço — a fatura da hospedagem, a licença) e a conta de receita (onde a mensalidade entra, que faz a linha Contratos do DRE abrir por conta).

Cobertura: mão de obra e peça são perguntas separadas

Na maioria dos contratos a mão de obra é inclusa e a peça é cobrada — peça é custo direto, e incluí-la sem pensar transforma o contrato em prejuízo. Dar 20% de desconto na mão de obra não dá 20% na peça.

Na O.S. de um cliente com contrato aparece um aviso no topo, com o botão de vincular. Depois de vinculada, todo item já entra com a cobertura aplicada, no computador e no celular. Desconto maior que o do contrato, dado por você numa negociação, é preservado: a cobertura é o mínimo garantido, não um carimbo por cima.

As abas do contrato

Equipamentos e Aluguel são listas diferentes de propósito: uma é o que você dá manutenção, a outra é o que é seu e está lá. Com aluguel, a mensalidade vira serviços mais aluguéis e a fatura mostra as linhas separadas. Devolver não é remover: para parar de cobrar, preencha o mês de fim — remover recalcula até os meses já cobrados.

Na preventiva você diz o que fazer e o intervalo ("bateria do nobreak, a cada 12 meses"); a lista marca em dia, vencendo em 30 dias ou vencida, e Registrar grava o atendimento e reagenda a próxima. Ela não abre O.S. sozinha.

Receber a mensalidade

A mensalidade é gerada sozinha e aparece na aba Mensalidades e em Financeiro › Contas a Receber. O contrato já guarda como e em qual conta o cliente paga, então a tela de receber abre com os dois preenchidos — é padrão, não trava: no mês em que ele pagar de outro jeito, troque na hora da baixa.

Ao dar baixa, o valor entra no Fluxo de Caixa, nas Faturas e no DRE, na coluna Contratos. Dar baixa duas vezes não duplica; Reabrir desfaz o lançamento.

Franquia, chamados e atendimentos

A franquia é quantos atendimentos estão incluídos por mês. "Chamados" conta toda O.S. do contrato aberta no mês; "visitas presenciais" conta só o presencial — conserto na bancada não consome visita. O excedente vira uma linha separada na fatura, fechada depois do fim do mês.

Os chamados entram por duas portas — o cliente abre no portal, ou você abre na aba quando ele liga — e caem na mesma fila, com a mesma numeração e o mesmo prazo. O tipo de serviço vem primeiro e decide o que conta como visita. O chamado não vira O.S. sozinho: você escolhe entre virar O.S. e resolver sem O.S. — metade se resolve em 15 minutos por acesso remoto, e virar O.S. sozinho encheria a bancada.

Os atendimentos são o registro leve (remoto, presencial ou telefone) do que você fez sem abrir O.S. Eles alimentam o relatório mensal, que é o que justifica a mensalidade no mês em que nada quebrou — e contrato sem atendimentos registrados gera relatório vazio, que é o começo do cancelamento.

O portal do cliente

O endereço é um só, da sua loja, e serve para todos os clientes de contrato. Cada pessoa entra com usuário e senha e enxerga apenas os contratos do cliente dela. Você cadastra em Portal do cliente, dentro do contrato, e o sistema monta a mensagem com o link para ela criar a própria senha (vale 7 dias e serve uma vez).

Desativar na linha da pessoa tira o acesso na hora, mesmo com a página aberta, sem afetar as outras. O portal não mostra valor nenhum: ele conta o que foi feito. Cobrança é assunto seu com o cliente, pelo seu canal.

Suspender, encerrar e excluir

Ao suspender ou encerrar, o sistema fecha a conta pendente antes — a peça daquela O.S. entregue no último mês vira linha de fatura, em vez de ficar presa.

Onde as pessoas erram

• "A O.S. saiu com preço cheio." Ela ainda não foi vinculada ao contrato. O vínculo é manual, no aviso do topo da O.S.
• "A peça não apareceu na fatura." O fechamento é depois que o mês termina.
• "Tentei reajustar e o sistema recusou." A mensalidade é a soma dos serviços: edite o serviço.
• "O relatório do mês saiu vazio." Faltou registrar os atendimentos.

Onde a mensalidade vira dinheiro no caixa está em Faturas e Contas a Receber; o Lucro por Serviço, em Relatórios e Painel Gerencial.