O cliente sabe onde está o aparelho sem ligar para a loja

Toda assistência técnica perde tempo com a mesma pergunta: "já ficou pronto?". Ela chega por telefone no meio do conserto, chega no WhatsApp pessoal do dono às nove da noite, e chega três vezes do mesmo cliente.

O byTechOS ataca isso por quatro caminhos. Nenhum deles depende de alguém lembrar de avisar.

1. A mudança de status avisa sozinha

Com o WhatsApp da loja conectado, cada vez que a O.S. muda de etapa o cliente recebe a mensagem. Você não faz nada — muda o status e a mensagem sai.

Para cada status da sua loja você decide se avisa e o que a mensagem diz:

Dentro do texto entram {cliente}, {numero_os}, {status} e {tecnico}, trocados pelos dados reais na hora do envio. Os status internos, aqueles que só a bancada usa, você desliga — o cliente não precisa saber que a O.S. foi de "Em análise" para "Aguardando peça interna".

2. A conversa acontece dentro do sistema

O Atendimento é o WhatsApp da loja por dentro do byTechOS: texto, foto, vídeo, documento e áudio, com a O.S. daquele cliente no painel ao lado. Dali você manda o PDF da O.S. ou do orçamento sem procurar arquivo, e qualquer pessoa da equipe assume a conversa — ela não fica presa no celular de quem atendeu.

Há atalhos de resposta rápida escritos pela loja e resposta automática fora do horário, com horário por dia da semana.

3. O cliente abre o link e vê a O.S. andando

Nas lojas em que o link de acompanhamento está liberado, cada O.S. tem um endereço permanente que o cliente abre no celular, sem app e sem login. Ele vê:

• em que etapa o aparelho está, com o histórico e a hora de cada passo;
• o que a loja encontrou;
• o orçamento linha a linha, com Aprovar e Recusar — a recusa pergunta o porquê;
• quanto já foi pago e quanto falta.

O link não expira e é sempre o mesmo: reenviar porque o cliente perdeu a mensagem não invalida o endereço que ele guardou. O que ele mostra é um recorte menor do que o comprovante impresso — sem CPF, sem endereço, sem custo e sem as notas internas da equipe —, porque esse link circula em grupo de WhatsApp.

Quando o cliente decide alguma linha do orçamento, a equipe é avisada. Ninguém precisa perguntar "e aí, aprovou?".

4. Assinatura e fotos, pelo celular do cliente

Dois botões no rodapé da O.S. resolvem o papel:

• Assinar — gera um link, o cliente assina com o dedo na tela do celular dele e o sistema guarda a assinatura com data e hora. O link vale 7 dias. No balcão, dá para entregar o seu celular e assinar na hora.
• Enviar cópia — manda o PDF da O.S. com itens e valores, sem pedir assinatura.

E a prova do estado do aparelho: na aba Anexos, o técnico gera um QR Code, aponta a câmera e as fotos entram na O.S. direto da bancada. O QR vale uma hora. Depois, o botão "Enviar fotos ao Cliente" manda as imagens pelo WhatsApp.

5. A régua de follow-up

O que os quatro itens acima não cobrem é o cliente que some. A régua resolve com regras do tipo "O.S. em Aguardando Retirada há 3 dias, mande esta mensagem", com repetição, teto de envios por cliente e uma janela de tolerância.

Antes de ligar uma regra, a tela mostra quantas O.S. receberiam a mensagem agora. Confira esse número: numa loja com anos de histórico, uma regra mal configurada alcançaria clientes antigos demais.