Peça, estoque e a fila de compras

Duas coisas que parecem uma só, e separar as duas resolve metade das dúvidas de estoque:

• O catálogo é a ficha: nome, código, marca, categoria, fornecedor, custo, preço de venda, garantia, dados fiscais. Ele não controla quantidade.
• O estoque é a prateleira: quantas unidades existem, em qual dos seus estoques, quantas já têm dono.

Cadastrar a peça no catálogo não faz ela aparecer para o técnico usar — ela aparece quando tem quantidade em algum estoque.

Os três números do estoque

A peça comprometida ainda está na prateleira. Por isso o operador que conta 5 telas e vê 2 disponíveis costuma achar que o sistema errou: não errou, 3 já têm dono. Há um atalho na peça que lista quais O.S. a reservaram.

Reserva na O.S., baixa na entrega

São dois momentos, e é o ponto que mais confunde:

1. Ao escolher o estoque da peça dentro da O.S., a unidade fica reservada. Some da disponibilidade dos outros, mas continua no estoque físico. Tirou o item, trocou de estoque ou fechou a O.S. sem salvar: a reserva volta.
2. Ao finalizar a O.S., a peça baixa de verdade — e só se a etapa de encerramento escolhida der baixa. "Entregue" baixa; "Não aprovado" devolve a peça ao estoque.

Reabrir uma O.S. finalizada devolve a peça e a reserva de novo. Ao finalizar outra vez, ela baixa outra vez, sem descontar duas.

A fila de compras

A tela Peças a Chegar é a lista de compras do dia: toda peça que falta para concluir alguma O.S., de todas as O.S. juntas, com fornecedor e previsão de chegada. Peça comprada para repor o estoque, sem O.S. nenhuma, entra na mesma fila.

O caminho é No orçamento → A pedir → Pedida → Recebida, e o primeiro degrau existe por um motivo: peça de orçamento não aprovado não aparece na lista de compras. Ninguém compra por causa de um orçamento que o cliente pode recusar.

Como a peça entra

Três caminhos, e confundir os dois primeiros é o erro clássico de quem está começando:

O Importar XML é o que mais economiza digitação: ele vincula cada item ao seu catálogo pelo código de barras ou pelo nome, dá entrada no estoque, atualiza o custo e o NCM, e avisa se aquela nota já foi importada antes. O preço de venda ele não mexe sozinho — mostra o preço de hoje e um campo para você decidir, porque margem é decisão da loja.

Para quem compra numa unidade e vende em outra — caixa de 305 metros de cabo, pacote de mil conectores — dá para cadastrar a embalagem uma vez. Na entrada você digita quantas caixas chegaram e o custo da caixa; o sistema converte a quantidade e o custo para a unidade de venda.

Por que o custo errado estraga o lucro

Esta é a pegadinha mais cara do sistema, e ela não dá erro nenhum: peça sem custo cadastrado é tratada, na hora de calcular o resultado, como se tivesse custado o preço de venda.

O efeito aparece em três lugares ao mesmo tempo:

• a margem daquela O.S. aparece zerada no relatório de margem;
• a comissão de peça do técnico vai a zero, porque ela é calculada sobre a margem;
• o DRE desconta um custo que não é o real.

Por isso o sistema recusa vender produto sem cadastro no catálogo, oferecendo um cadastro rápido no meio do fluxo, que pede o custo. É chato uma vez e evita a venda que parece 100% de lucro.