Backups e exportação de dados

São três coisas diferentes, e confundi-las custa caro. Backup é a cópia técnica para restaurar o sistema. Exportar Dados é a planilha para você olhar ou levar para outro lugar. Exportar Fiscal são os arquivos XML e PDF das notas, para o contador.

Backups

Há backup automático diário, e você pode gerar um manual a qualquer momento. O botão Gerenciar Backups abre a janela com três ações:

Os backups antigos são rotacionados — a lista não cresce para sempre.

Uso do sistema e limpeza de anexos

Na mesma tela, um painel mostra quanto espaço a loja ocupa: banco, anexos, backups e disco. O botão 🔄 Atualizar recalcula.

Embaixo fica a limpeza automática: você define em quantos meses os anexos de O.S. já encerradas são removidos, e salva.

Exportar Dados

Baixa os dados da sua loja numa planilha, quando você quiser.

1. Escolha o período nos atalhos (Este mês, Mês passado, 30 dias, Este ano, Tudo) ou em Escolher…. A tela abre em Tudo, porque quem exporta geralmente quer a base inteira.
2. Marque o que exportar. O número ao lado de cada item diz quantas linhas ele tem no período; item com zero fica apagado e não pode ser marcado.
3. Escolha o formato e clique em Exportar.

Duas coisas que não saem daqui: os arquivos XML e PDF das notas (isso é Exportar Fiscal — veja Nota fiscal) e a cópia para restaurar o sistema (isso é Backup).

Zona de Perigo: zerar dados

No fim da tela existe a área para apagar dados por módulo: O.S., Vendas, Seminovos, Estoque, Catálogo, Tabela de Preços, Clientes, CRM, Financeiro, NF-e, NFS-e, Gerencial. Onde há vários cadastros, um seletor deixa zerar só um deles — por exemplo, no Catálogo, apenas as Marcas.

Para confirmar, o sistema pede uma frase digitada. É só do administrador.

Onde as pessoas erram

• "Zerei um módulo por engano" — não há desfazer. Se houver um backup baixado, o caminho é restaurar; se não houver, não há caminho. É por isso que a orientação sobre backup se repete tanto.
• "Baixei o backup mas não consigo abrir" — não é para abrir. É um arquivo técnico do banco, feito para o botão Restaurar. Para olhar os dados, use Exportar Dados.
• "Exportei 'este mês' e vieram todos os clientes" — está certo. Período vale para movimento, não para cadastro: se valesse, exportar o mês traria 40 dos seus milhares de clientes e você concluiria que perdeu a base.
• "A limpeza automática vai apagar minhas O.S. antigas?" — não. Só os arquivos de anexo. A O.S. continua inteira.
• "Meu contador pediu as notas e a planilha veio sem os XML" — aqui saem os dados das notas (número, valor, situação). Os arquivos saem em Exportar Fiscal.

Quem pode fazer cada uma dessas coisas se define em Operadores, perfis e permissões — Backups tem permissão própria, com executar e restaurar separados. O resto das telas de configuração está em Configurações.