Tutorial do byTechOS
O sistema inteiro explicado em 55 capítulos, na linguagem de quem trabalha com bancada e balcão: o que cada tela faz, como abrir uma O.S. do começo ao fim, como o dinheiro entra e sai e o que a equipe faz no dia a dia. Sem cadastro para ler.
🎯Visão geral
O que o sistema faz e por que cada parte existe. É a trilha para assistir antes de mexer — e a que você mostra para alguém que ainda não conhece o byTechOS.
- O que é o byTechOSO que ele substitui, quem usa e como o sistema é dividido por dentro.
- O caminho de um aparelho, do balcão à entregaA espinha do sistema: entrada, diagnóstico, orçamento, peça, execução, entrega e garantia.
- O cliente sabe onde está o aparelho sem ligar para a lojaAviso automático no WhatsApp, link de acompanhamento, assinatura pelo celular e fotos por QR Code.
- Para onde vai o dinheiro — do orçamento ao lucro do mêsFaturamento, formas de pagamento, contas a receber, despesas, caixa e o resultado do mês.
- Peça, estoque e a fila de comprasCatálogo, reserva na O.S., a lista de compras da loja e por que o custo errado estraga o lucro.
- Nota fiscal sem sair do sistemaNF-e, NFC-e e NFS-e emitidas da própria O.S. ou da venda, e as notas do fornecedor chegando sozinhas.
- Quando a loja cresce: contratos, seminovos, catálogo online e CRMOs módulos que entram depois, e para qual momento da loja cada um serve.
- Equipe: quem vê o quê, quem fez o quêOperadores, permissões por tela e por ação, produtividade, comissão, chat interno e histórico.
🚀Primeiros passos
Do primeiro login até a primeira O.S. entregue e paga. Siga na ordem: cada capítulo assume o anterior pronto.
- Primeiro acesso: entrando e se achando na telaTroque a senha temporária pela sua, entenda o menu e deixe o assistente pronto para guiar o resto.
- Os dados da sua lojaNome, CNPJ, endereço, logo e segmento — o que sai no papel que o cliente leva e o que preenche o cadastro sozinho.
- Ajustando a O.S. do seu jeitoEtapas com fase, o que cada etapa exige, tipos de equipamento, checklist, técnicos, termos e como a O.S. sai no papel.
- Cadastrando o que você vende: serviços, peças, marcas e categoriasA ficha de cada serviço e de cada peça — com o campo de custo, que é o que faz seus números baterem depois.
- Colocando o estoque para dentroCriar o estoque, dar a primeira entrada com custo, entender Real, Comprometido e Disponível — e não somar em dobro.
- Cadastrando a equipe e definindo quem vê o quêPrimeiro o perfil (o cargo), depois a pessoa — e as permissões que valem a pena pensar antes de sair marcando.
- Sua primeira Ordem de Serviço, do começo ao fimDo cliente na porta até a O.S. salva, impressa e assinada — campo a campo, na ordem em que você preenche.
- Passando o orçamento e conseguindo a aprovação do clienteGerar o orçamento a partir da O.S., mandar pelo WhatsApp com validade — e o que fazer no minuto em que ele aprova.
- Peça, bancada e conclusão do serviçoComprar a peça, mover a O.S. no quadro, registrar o que foi feito e conferir o aparelho antes de chamar o cliente.
- Entregando o aparelho e recebendo o pagamentoFinalizar pela etapa certa, faturar o que o cliente pagou e lançar o que ele vai pagar depois.
- Vendo o dinheiro entrar: caixa, contas a receber e despesasO extrato da loja, a baixa do fiado, o lançamento das contas que você paga e o fechamento do dia.
- Ligando o WhatsApp para o cliente ser avisado sozinhoConectar o número da loja, escolher em quais etapas o cliente é avisado e ligar a régua de follow-up sem assustar ninguém.
🔁Rotinas do dia a dia
O que cada pessoa da loja faz no sistema — balcão, bancada, financeiro e dono. Curto e prático, para ler no primeiro dia de trabalho.
- O dia de quem atende no balcãoReceber o aparelho, abrir a O.S., avisar o cliente e entregar recebendo.
- O dia de quem está na bancadaDo quadro até a O.S. concluída: diagnóstico, peça, foto e conferência de saída.
- O dia de quem cuida do dinheiroContas do dia, despesas, cobrança de quem atrasou e o fechamento do caixa.
- A rotina do dono: o que olhar por dia, por semana e por mêsUma tela por dia, duas por semana, três no fim do mês — e o que cada número responde.
- Usando pelo celularO que a versão de celular resolve, o que ela não faz e quando vale ir ao computador.
📚Manual função a função
Cada tela do sistema explicada por inteiro: para que serve, como usar, o que cada campo faz e onde as pessoas erram.
- Início (Dashboard)A tela que abre com o que precisa de você agora, o resumo do período e os números completos.
- Ordem de ServiçoA tela mais usada do sistema, campo a campo: a lista, o formulário, os itens, o estoque, a finalização e a entrega.
- Quadro de Bancada e Peças a ChegarO quadro de quem toca a oficina e a lista de compras da loja — o que está travado e o que falta chegar.
- Orçamentos, Tabela de Preços e CalculadorasO documento que o cliente aprova, a calculadora que monta a mensagem e as três telas que ajudam a chegar no preço.
- Atendimento Externo e TerceirosA agenda da rua — chamados de visita e coleta — e o controle do serviço que você manda para um parceiro.
- Vendas e PDVVender produto sem abrir O.S. — a tela completa e o balcão rápido, com as regras de estoque e de cancelamento.
- ClientesA agenda da loja — o cadastro de onde saem o WhatsApp do cliente, o endereço da nota e o histórico dele.
- Estoque e PeçasQuantidade, custo e movimentação — os três números do estoque, as duas entradas que fazem coisas opostas e a trava que impede vender o que não existe.
- Catálogo: serviços, marcas, categorias, fornecedores e etiquetasAs listas de apoio da loja — serviços, marcas, categorias, fornecedores, o banco de equipamentos e o tamanho da sua etiqueta.
- Seminovos e Avaliação de UsadosComprar, recondicionar e revender aparelho usado — e a conta de quanto dá para pagar com o cliente na frente.
- Garantias, Devoluções e RetornosO produto que voltou com defeito, o que voltou para o cliente pegar o dinheiro e o cliente que precisa voltar.
- Financeiro: despesas, fluxo de caixa e calendárioOnde o dinheiro da loja sai, onde ele é conferido e como ler o extrato linha a linha.
- DRE — o resultado do mêsReceita, taxas, impostos, custo de peça e despesas — e o plano de contas que organiza tudo isso.
- Controle e Fechamento de CaixaConferir a gaveta no fim do dia e acompanhar O.S. e vendas numa planilha com custo, taxa e líquido.
- Faturas e Contas a ReceberA lista de tudo que foi faturado e a cobrança do que ficou a prazo — com a baixa que põe o dinheiro no caixa.
- Cobrança: boleto, Pix e link de pagamentoComo a loja recebe à distância — a chave Pix da própria loja, o boleto do seu banco e o link de cartão.
- Notas fiscais: NF-e, NFC-e e NFS-eEmitir, acompanhar, cancelar e corrigir as notas da loja — e o que depende da SEFAZ, não do sistema.
- Notas recebidas e exportação fiscalAs notas que os fornecedores emitiram contra o seu CNPJ, e o pacote de XML e PDF para o contador.
- Contratos B2BO cliente empresa que paga todo mês — mensalidade, cobertura das O.S., chamados e o relatório que segura a renovação.
- Relatórios e Painel GerencialA saúde do mês num painel e os relatórios que respondem por cliente, por peça, por fonte e por O.S.
- Produtividade e ComissõesQuanto cada técnico produziu no período e quanto a equipe tem a receber — com a conta aberta.
- Marketing: funil de leads, campanhas e ROICapturar quem chegou pelo anúncio, acompanhar até virar cliente e ver se o dinheiro do anúncio voltou.
- Catálogo OnlineA vitrine pública dos seus produtos num link fixo — o que entra nela, o que o cliente vê e como o pedido chega.
- WhatsApp, Atendimento e Follow-upConectar o número da loja, decidir o que o cliente recebe, responder de dentro do sistema e programar os lembretes que saem sozinhos.
- Chat da equipeA conversa interna da loja: canais por assunto, cartão da O.S. dentro da mensagem, pedido de tarefa e os avisos que o sistema escreve sozinho.
- Assistente IA e a Ajuda do sistemaAs análises automáticas sobre os números da sua loja, o assistente de dúvidas do botão flutuante e quando usar cada um dos três lugares de ajuda.
- Configurações: geral, O.S., financeiro e impressãoOs dados da loja, as regras da Ordem de Serviço, impostos e formas de pagamento, e o que sai no papel que o cliente leva.
- Operadores, perfis e permissõesCriar o login de cada pessoa, montar os cargos da loja e decidir o que cada um enxerga e pode fazer.
- Backups e exportação de dadosA cópia de segurança do sistema, a limpeza automática de anexos, a planilha com os seus dados e a área que apaga sem desfazer.
- Seu plano, módulos e a fatura do byTechOSO que a sua loja paga pelo sistema, como contratar um recurso vendido à parte e por que a primeira cobrança às vezes vem maior.