Ajustando a O.S. do seu jeito

Ao final deste capítulo a sua Ordem de Serviço terá os status da sua loja, saberá o que cobrar em cada um e sairá impressa com os seus termos. É a parte mais importante da configuração — o resto do sistema se apoia nela.

Em Configurações › Ordem de Serviço ficam o Status da O.S., o Formulário da O.S., o Checklist da O.S., os Prazos e taxas e os Técnicos e funções. Os termos e a garantia ficam em Configurações › Documentos e impressão › Termos e garantias.

1. Os status

Na tela Status da O.S. você cadastra por onde uma O.S. passa. Embaixo fica O caminho da O.S.: as etapas lado a lado, com um cartão para cada status dentro da etapa dele. Um caminho comum: Recebido · Em análise · Aguardando aprovação · Em bancada · Aguardando peça · Pronto para retirada · Entregue.

Cada status fica numa etapa — é o que o sistema entende por baixo do nome, e é ela que faz os cartões do Início contarem certo. As etapas são Entrada · Aguardando aprovação · Em atendimento · Aguardando peça · Em espera · Aguardando retirada · Finalizado (na Aguardando peça o prazo que conta é o da peça, e o de entrega fica parado). Use + Novo status, dentro da etapa, para criar e arraste o cartão para outra etapa para mudar a etapa dele. Só a etapa Finalizado encerra a O.S.; nas outras ela continua no Quadro de Bancada. Clique no cartão para abrir a janela do status, com o nome e tudo o que ele faz.

No alto da tela, o quadro Regras da loja tem três perguntas: A O.S. nova começa em, O conserto começa a contar em (usada pela Produtividade) e O botão Faturar funciona em (o mais comum é "Em qualquer status"; marque um ou mais status se a loja só recebe num momento certo, como na entrega). Cada resposta grava na hora, e o cartão do status escolhido ganha um selo.

2. O que acontece ao encerrar

Os status da etapa Finalizado são os de encerramento: o cartão de cada um diz como a O.S. termina por ele. Para fazer um status encerrar, arraste-o para essa etapa: a janela dele abre na pergunta Como a O.S. termina neste status?, e você escolhe:

3. Exigências por status

Na janela de cada status, em Quando a O.S. chega aqui, o sistema deve…, você marca o que a O.S. precisa ter para entrar ali: técnico responsável, defeito constatado, serviço executado, prazo de entrega, ao menos um item lançado e peça na fila de compra. Ao arrastar o cartão no Quadro de Bancada, abre uma janelinha pedindo só o que falta. Toda loja começa sem exigir nada — ligue só o que você cobra de verdade. Depois que o status passa a exigir algo, o cartão dele escreve os itens. Os checklists são exigidos no Checklist da O.S., mais adiante; a janela do status mostra qual é exigido e tem o botão Abrir checklist. Ela mostra também se o cliente recebe mensagem no WhatsApp ao chegar ali, com o botão para editar a mensagem.

Também na janela do status fica Dar como recebidas as peças que estavam a chegar — ao entrar num status com ela, as peças pendentes viram Recebida sozinhas. Em Avançado está a O.S. não vira cobrança, para status como aparelho abandonado ou avaliação para compra.

4. Formulário da O.S.

O Formulário da O.S. tem cinco abas: Como a O.S. abre, Equipamentos e acessórios, Como o cliente chegou, Campos personalizados e Campos obrigatórios.

• Tipos de Equipamento (aba Equipamentos e acessórios) — o sistema reconhece sozinho, pelo nome, o tipo que é celular, tablet ou relógio inteligente (Smartphone, Celular, iPhone, Tablet, iPad, Smartwatch) — não há nada para marcar. Nesses tipos, "Número de Série" vira IMEI, "Senha" vira Bloqueio (com desenho de padrão 3x3), entra o checklist de celular e a impressão sai com os rótulos certos.
• Acessórios (mesma aba) — cabo, carregador, capa, mochila. Cada tipo tem os seus: ao criar ou editar um tipo de equipamento, você inclui os acessórios dele na mesma janela, e a lista de Tipos de Equipamento mostra uma coluna com os acessórios de cada tipo. Na O.S. (e no celular) aparecem só os acessórios do tipo do aparelho — notebook não oferece "capa". Os acessórios que você já tinha continuam valendo para qualquer tipo.
• Como o cliente chegou — alimenta o relatório de origem.
• Campos personalizados — perguntas próprias, cada uma de entrada ou de saída.

Fora do Formulário, no mesmo grupo Ordem de Serviço:

• Checklist da O.S. — a conferência do aparelho. Há modelos prontos (Notebook, Celular/Tablet, Desktop, Impressora, Videogame): um clique traz a lista e você ajusta. Os itens do modelo já vêm conferidos na entrada e na saída. O checklist tem uma aba para cada momento — Entrada, Bancada (testes do técnico durante o conserto, que ficam só na loja) e Saída — e cada item pode valer em um, em dois ou nos três momentos. No fim da seção fica Exigir o checklist para mudar de status: uma caixa para cada checklist (entrada, bancada e saída) e, ligada, a lista dos status em que ele precisa estar feito. A O.S. só entra nesses status com o checklist preenchido. Logo abaixo, o checklist visual (o das avarias no desenho do aparelho) é uma caixa à parte, obrigatório para abrir a O.S.: ela só abre com pelo menos uma avaria marcada ou com a chave Sem avarias ligada. Tudo vem desligado.
• Prazos e taxas › Prazos e numeração — os prazos padrão de orçamento e entrega e a numeração inicial da O.S., para quem veio de outro sistema.

5. Técnicos, termos e garantia

Em Técnicos e funções, cadastre quem trabalha na bancada: eles aparecem no campo Técnico da O.S. e por item, e alimentam a Produtividade e as Comissões.

Em Configurações › Documentos e impressão › Termos e garantias, a aba Garantia guarda a garantia de reparo — o prazo padrão da loja, com atalhos de 90, 180 e 365 dias. As abas Termo de garantia e Termo de serviço trazem os textos que saem na O.S. assinada pelo cliente (na loja de celular há também a aba Termo do celular).

Nas abas Termo de garantia e Termo de serviço há um texto padrão da loja e, logo abaixo, a lista Por tipo de equipamento: clique em Editar num tipo (por exemplo, Celular) para escrever um termo só dele. Tipo sem texto próprio usa o padrão, e se você renomear o tipo o termo acompanha.

6. Como a O.S. sai no papel

O modelo decide quais campos saem e em quantas vias: 2 vias lado a lado (Loja e Cliente), 1 via única, ou a folha A4 inteira. O tipo (Entrada, Saída ou Ambos) muda o título da folha. Comece pelo "Padrão" e ajuste cabeçalho e rodapé.

Com a O.S. desenhada, cadastre o que você vende: Cadastrando o que você vende.