🚀 Primeiros passos

Passando o orçamento e conseguindo a aprovação do cliente

Gerar o orçamento a partir da O.S., mandar pelo WhatsApp com validade — e o que fazer no minuto em que ele aprova.

8 min de leitura · Capítulo 8 de 12
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Ao final deste capítulo o cliente terá recebido um orçamento numerado, com validade, e você vai saber exatamente o que clicar quando ele responder "pode fazer".

1. Gerar o orçamento a partir da O.S.

O aparelho já está na bancada e o técnico viu o defeito. Dentro da O.S., use a opção de gerar orçamento: o sistema cria um orçamento puxando dela o cliente, o equipamento, o defeito, a garantia e os itens já lançados.

Se aquela O.S. já tiver um orçamento, ele abre o que existe em vez de criar um segundo.

⚠️
O orçamento nasce com uma cópia dos itens. Daí em diante são documentos separados: mexer nos itens da O.S. não atualiza o orçamento, e o contrário também não. Se o preço mudou, gere a conversa de novo com o cliente antes de deixar dois números circulando.
💡
O caminho inverso também existe. Quando o cliente pede preço antes de deixar o aparelho, comece pela tela Orçamentos, no botão de novo — e, quando ele aprovar, o botão converter cria a O.S. (ou a venda) já com todos os itens dentro. Você não redigita nada.

2. Conferir antes de mandar

No orçamento você ajusta:

  • Itens — serviços e peças, com quantidade, preço e desconto por linha, em reais.
  • Validade — a data-limite da proposta.
  • Condições de pagamento — já vêm preenchidas conforme o parcelamento configurado na loja.
⚠️
Preencha sempre a validade. É ela que protege você do cliente que volta três meses depois cobrando o preço antigo — e ela sai no documento impresso. Orçamento Enviado cuja validade passou aparece como Expirado sozinho, na lista e nos indicadores. Validade em branco significa proposta sem prazo: nunca expira.

3. Mandar para o cliente

Dois caminhos, dentro do próprio orçamento:

  1. Enviar no WhatsApp — o sistema salva, gera o PDF e manda como anexo, junto de uma mensagem com o total e a validade. O status passa sozinho para Enviado. O número usado é o do cadastro do cliente; em orçamento de cliente avulso, o digitado no próprio orçamento.
  2. Imprimir / PDF — abre o documento para imprimir ou salvar e entregar em mãos, com os dados da loja, o equipamento, a tabela de itens, o total, as condições e um espaço de aprovação.
⚠️
Se o WhatsApp da loja não estiver conectado, o sistema abre a conversa com a mensagem já escrita para você enviar em um toque — mas nesse caminho o PDF não vai junto. Gere pelo "Imprimir / PDF" e anexe na conversa. Ligar o WhatsApp é o capítulo Ligando o WhatsApp.

4. O cliente respondeu

Mude o status conforme a resposta. São cinco:

StatusO que significa
RascunhoAinda montando, não foi para o cliente
EnviadoEstá com o cliente, aguardando resposta
AprovadoCliente aceitou
RecusadoCliente não aceitou
ExpiradoPassou da validade sem resposta

O botão Marcar enviado é para quando você mandou por fora — enviando pelo WhatsApp o status já muda sozinho.

5. Aprovou: os dois cliques que faltam

Aprovação não é só mudar o status. Dentro da O.S., faça duas coisas:

  1. Libere as peças. Toda peça lançada no bloco 5 Peças a comprar nasce como No orçamento e não entra na lista de compras — porque ninguém deve comprar peça por causa de um orçamento que o cliente pode recusar. Abra a lista pelo botão com a contagem ("3 peças nesta O.S.") e clique em Liberar na linha, ou use o "Cliente aprovou — liberar todas" no aviso que aparece no próprio bloco. Aí sim ela vira A pedir.
  2. Lance o que será cobrado no bloco 6 Serviços e Peças. Busque no catálogo e adicione. Cada linha tem item, quantidade, preço unitário, subtotal e técnico; o desconto fica escondido até você clicar em "+ desconto" na linha.
⚠️
É normal a mesma peça aparecer nos dois blocos: no 5 enquanto você compra, no 6 quando lança para cobrar. Só o bloco 6 entra no valor da O.S. — a soma daquelas linhas é o valor que o cliente paga.
💡
Ao adicionar item por um caminho novo (cadastrando a peça na hora, por exemplo), confira se o botão Salvar OS reapareceu. Fechar sem salvar perde o item.

6. Os números que a tela te dá de graça

No topo de Orçamentos há quatro indicadores: Aguardando aprovação, Aprovados no mês, Taxa de aprovação (quantos por cento viram serviço) e Valor em aberto (quanto de dinheiro está parado esperando resposta). É o número que ninguém tem quando passa preço por WhatsApp solto.

⚠️
Não confunda com o Orçamento Rápido (em Ordem de Serviço › Ferramentas): aquilo é uma calculadora que monta a mensagem de preço e não guarda nada. Fez lá e não acha depois? Foi por isso. O documento que fica guardado, com número, validade e taxa de aprovação, é o desta tela.

Aprovado e peças liberadas. Agora é executar: Peça, bancada e conclusão do serviço.

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