O caminho de um aparelho, do balcão à entrega

Este capítulo amarra o sistema todo: um notebook entrando pela porta e saindo consertado, e a tela de cada parada.

1. O aparelho entra

O número da O.S. já aparece no topo, reservado antes de você salvar. Você busca o cliente pelo nome, CPF/CNPJ ou telefone — se não existe, cadastra ali mesmo — e preenche o equipamento: tipo, marca, modelo, série e senha. Digitado o modelo, Tipo e Marca se preenchem sozinhos com o que a loja já atendeu.

Nessa hora entram as três coisas que evitam discussão na entrega:

• Defeito relatado pelo cliente, com as palavras dele.
• Checklist de entrada — item a item: OK, Defeito ou N/A. O que estiver marcado como defeito sai impresso na via que o cliente assina. É o registro da trinca que já existia.
• Anexos por QR Code — o técnico aponta a câmera do celular no QR da O.S. e manda as fotos da bancada, sem instalar nada e sem login.

Impressa a via de entrada, o cliente assina e o aparelho ganha uma etiqueta com QR: ao escanear, abre aquela O.S.

2. Diagnóstico

O técnico escreve o defeito constatado — campo separado do que o cliente relatou, porque quase nunca são a mesma coisa. O diário do serviço fica na aba Atualização Técnica: "peça chegou", "iniciada a troca da tela", cada linha com data, hora e nome de quem escreveu, e com foto quando vem pelo QR.

3. Orçamento e aprovação

O preço é lançado linha a linha no bloco Serviços e Peças — item, quantidade, preço e desconto por linha. A soma dessas linhas é o valor da O.S.

Cada linha tem situação própria: o cliente aprova parte e recusa parte, e fica registrado quem decidiu e quando. Isso substitui o texto escrito à mão no campo de diagnóstico.

Para o orçamento formal — documento numerado, com validade, enviado em PDF antes de abrir a O.S. — existe a tela Orçamentos. Aprovado, ele vira a O.S. ou a venda com um clique, já com os itens dentro.

4. A peça

A fila de compra vive dentro da O.S., no bloco Peças a comprar, com quatro situações:

No orçamento → A pedir → Pedida → Recebida

A peça nasce em "No orçamento" e não entra na lista de compras enquanto o cliente não aprovar — ninguém deve comprar peça por causa de um orçamento que pode ser recusado. Aprovou, você clica em Liberar e ela cai na lista de compras da loja: a tela Peças a Chegar, com as peças de todas as O.S. juntas.

5. Execução

Para a bancada, a visão é o Quadro de Bancada: uma coluna por etapa, cartões que você arrasta. Cada cartão mostra prazo, técnico, valor, se há peça aguardando e há quantos dias a O.S. está parada naquela etapa — não a idade dela. Uma O.S. de doze dias que mudou de etapa ontem aparece parada há um dia: ela não está travada.

A loja escolhe o que exigir para uma O.S. entrar em cada etapa (técnico, laudo, solução, prazo, item lançado, peça na fila). Ao arrastar o cartão, o sistema pede só o que falta naquela O.S.

6. Entrega

O botão Finalizar pergunta como a O.S. está sendo encerrada — entregue cobrando, em garantia, sem cobrar, não aprovado, devolvido sem reparo. Conforme a escolha, o sistema muda o status, preenche a data de saída, dá baixa na peça e abre o faturamento.

Antes disso vem o checklist de saída: cada item mostra como o aparelho entrou, e se algo entrou OK e está saindo com defeito, a linha fica vermelha — antes de você entregar.

7. Pagamento

O botão Faturar abre com o saldo, não com o total: se o cliente deu entrada, ele sugere o que falta. Quem leva agora e paga depois entra por Receber depois, que não põe nada no caixa — vira conta a receber com vencimento. É o assunto de Para onde vai o dinheiro.

8. Garantia

A garantia do reparo é congelada na entrega: o sistema calcula a data-limite e a grava. Mudar a configuração depois não altera O.S. já entregue — a promessa feita ao cliente vale, e é essa data que sai impressa. Se o mesmo aparelho voltar dentro do prazo, a O.S. nova avisa, com a anterior e as datas.