🚀 Primeiros passos

Ligando o WhatsApp para o cliente ser avisado sozinho

Conectar o número da loja, escolher em quais etapas o cliente é avisado e ligar a régua de follow-up sem assustar ninguém.

8 min de leitura · Capítulo 12 de 12
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Ao final deste capítulo o cliente será avisado sozinho quando a O.S. mudar de etapa, e você vai saber ligar a régua de follow-up sem disparar mensagem para a sua base inteira.

1. Conectar o número da loja

📍Configurações › WhatsApp
  1. Escolha o tipo de conexão e salve.
  2. Escaneie o QR Code com o celular do número da loja, igual ao WhatsApp Web.
  3. O status da conexão aparece na própria tela.
⚠️
O sistema confere a conexão quando você entra. Se o WhatsApp cair no meio do expediente, a tela só reflete isso quando você recarregar a página ou entrar de novo. Se as mensagens pararam de sair, recarregue e confira o status antes de mexer em qualquer configuração.
💡
Conectar é opcional. Sem conexão o sistema não envia — ele te ajuda a enviar: aparece na O.S. o botão Avisar Status, que monta a mensagem pronta e abre a conversa do cliente para você mandar em um toque. É grátis, não depende de nada e não coloca o seu número em risco. Muita loja trabalha assim de propósito.

2. Escolher o que o cliente recebe

Ainda na mesma tela, no bloco Mensagens por Status, você decide etapa por etapa:

ConfiguraçãoO que acontece
Aviso desligadoNão manda nada naquela etapa
Ligado com textoManda o seu texto
Ligado e vazioManda o texto padrão do sistema

Desligue as etapas internas — aquelas que só a bancada usa. O cliente não precisa saber que a O.S. foi de "Em análise" para "Aguardando peça interna".

Dentro do texto você pode usar {cliente}, {numero_os}, {status} e {tecnico}. O sistema troca pelos dados reais na hora de enviar.

⚠️
Escreva as variáveis exatamente assim, minúsculas e entre chaves. Uma {Cliente} com maiúscula não é substituída e sai literal na mensagem do cliente.
Captura pendentewhatsapp
A conexão em cima e as mensagens por etapa embaixo.
💡
Quem aparece no "Olá" é o primeiro nome do cliente. Em cliente empresa, preencha o campo Responsável no cadastro: "EASY INFORMÁTICA LTDA" com responsável Carlos vira "Olá Carlos!". Sem responsável, o sistema usa o primeiro nome da razão social, que quase sempre fica estranho.

3. O que é automático e o que não é

Duas coisas parecidas que se comportam diferente:

  • Mudança de status — avisa sozinho, se estiver ligado para aquela etapa.
  • Atualização técnica — só avisa se você clicar no botão certo: "+ Adicionar Atualização" apenas registra; "Salvar e enviar ao cliente" registra e manda.
⚠️
O botão Avisar Status só aparece quando não há conexão. Com o WhatsApp conectado ele some — porque o aviso já saiu sozinho e o botão mandaria a mesma mensagem duas vezes.

Além dos avisos de etapa, o sistema também manda pelo WhatsApp o link de assinatura da O.S., a cópia da O.S. em PDF, as fotos do aparelho (pela aba Anexos) e as mensagens da régua de follow-up.

4. A régua de follow-up

📍Configurações › Follow-up Automático

É a cobrança gentil que ninguém precisa lembrar de fazer: "O.S. parada há 7 dias esperando aprovação", "aparelho pronto há 5 dias e não foi retirado", "pesquisa 3 dias depois da entrega".

Cada regra responde quando, para quem e o quê:

  • Alvo — uma etapa específica ou qualquer etapa de uma fase.
  • Depois de N dias que a O.S. entrou ali.
  • Tolerância (folga) — a janela em que a regra ainda vale.
  • Repetir a cada X dias e no máximo N envios por cliente.
  • A mensagem, com as mesmas variáveis mais {loja}, e opcionalmente uma imagem.
⚠️
A tolerância é a trava de segurança — não deixe alta. Ela limita quantos dias para trás a regra alcança. Numa loja com anos de histórico, uma regra na fase "Entregue" sem essa trava dispararia mensagem para milhares de clientes antigos no primeiro dia. Antes de ativar qualquer regra, olhe o indicador de alcance, que diz quantas O.S. receberiam agora. Se vier na casa das centenas, a tolerância está alta demais.
Captura pendentefollowup
As regras da régua, com o alcance de cada uma.
💡
A régua roda uma vez por dia, em horário comercial — não no instante em que a O.S. completa os N dias. As mensagens saem espaçadas entre si e há um teto diário por loja: é proteção do seu número contra bloqueio. E loja sem WhatsApp conectado é pulada: o follow-up não cai no envio assistido, ele simplesmente não acontece.

O contador de dias é o mesmo do quadro: conta a partir de quando a O.S. entrou naquela etapa, não da data de abertura.

⚠️
Os prazos da O.S. não geram aviso nenhum por WhatsApp. Eles são alerta visual — a etiqueta colorida na lista e no quadro. Se você quer avisar, crie uma regra de follow-up na etapa em que a O.S. costuma ficar parada.

Chegamos ao fim da trilha

A sua loja está configurada, com estoque, equipe, uma O.S. entregue e paga, e o cliente sendo avisado sozinho. Daqui, dois caminhos: as rotinas de quem trabalha no balcão e na bancada, ou o manual do WhatsApp quando quiser aprofundar.

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